Jag vill bara att
allt ska bli rätt.

Att få saker att växa ligger i Slottsträdgården Ulriksdals DNA, främst vad gäller plantor men också företaget som helhet. Innovativ teknologi är nyckeln för att få det att hända. Slottsträdgården Ulriksdal är en handelsträdgård som odlar och säljer växter och tillbehör. Man erbjuder också trädgårdsdesign om du behöver hjälp med din egen trädgård, och så driver man ett trädgårdscafé.

Koll på siffrorna

Marika Granander är ekonomichef på Slottsträdgården och har sysslat med ekonomi större delen av sitt liv. För många år sedan arbetade hon på ett företag som producerade och sålde såser. Det startades av ett gäng fantastiska entreprenörer. Idén var bra och stämningen:

– Tjoho, vi ska göra såser här… sälja, sälja, sälj, skrattar Marika.

Efter ett tag insåg alla att det behövdes någon som hade koll på papper, siffror och hur det egentligen gick för företaget. Det var då Marika anställdes.

– Det var ett fint bolag och jag lärde mig mycket. Som till exempel, för att ha koll på siffrorna så måste du ha koll på tekniken. Du behöver system som hjälper dig, säger Marika.

Vi bytte ut allt samtidigt,
kassasystem och affärssystem

Teknik har haft stor betydelse för karriären. Hon står för idén att ha affärssystemet som nav i systemkartan. Där vill hon samla all data för att få överblick och kontroll på företaget. För att det ska fungera måste fler system kopplas ihop och informationen synkroniseras i realtid.

– Det är viktigt för mig men även för dem ute i trädgården, med jord på händerna. Frågar en kund hur många äppelträd vi har av en viss sort så ska de inte behöva springa och leta, säger Marika.

Eftersom kassasystemet är integrerat med affärssystemet så uppdateras lagersaldon efter hand. Idag är det bara för personalen att titta i närmaste kassa för att se vad som finns i lager.

När Marika kom till Slottsträdgården fanns det mycket speciallösningar för varje avdelning. Det gjorde att det var svårt att hjälpas åt över avdelningarna och det var knepigt att få tag i rätt konsulter för att få ordning på allt. Hennes första uppgift var ett bokslut. Det var en utmaning. Integrationen mellan kassan och affärssystemet haltade. Eftersom inga fler uppdateringar skulle göras av det gamla systemet tog tålamodet slut och ledningen fattade beslutet att ta in ett nytt.

– Det kan vara tufft att vara den som föreslår nya investeringar. Speciellt om det också innebär förändrade arbetssätt. Även om alla är med på tåget så vilar ett extra ansvar på administrationen att få det att fungera smidigt och att resultatet leder till det bättre, säger Marika.

Yabie Retail är ett kassasystem som du kan anpassa efter behov genom att koppla på eller av funktioner. Det är gjort med några knapptryck. I ett samhälle som ständigt är under förändring så är det klokt att investera i teknik med förmåga att anpassa sig.

Säljplattformar som
måste hänga ihop

De flesta kunderna besöker handelsträdgården och handlar på plats. Andra väljer att fylla i beställningsformulär på hemsidan eller helt enkelt maila in sin beställning. En del vill hämta på plats och andra vill få det hemkört vilket görs av vår egen personal. Konferenser säljs på telefon eller i andra möten. Bordsbokningar i Trädgårdscaféet kommer in via ett eget formulär på webbplatsen. Det blir en del administration.

– Vi söker automatiserade flöden för att få in korrekt information. I stressade situationer förstår vem som helst att siffror, namn, gatuadresser kan bli fel. Ju färre knapptryck desto bättre. Det ger oss också mer tid att ta hand om våra gäster, säger Marika.

Yabie Retail är en avancerad kassa som är enkel och snabb i vardagen. Den är byggd för att sitta tätt ihop och samarbeta med andra system, främst affärssystemet. Det är en av orsakerna till att en kedja av komplexa rutiner kan dölja sig i en enda knapp.

En ekonomichef som
inte är rädd för att städa

Mycket tid har gått åt till att städa bland systemen och konfigurera de nya. Det är inget du gör själv påpekar Marika. Som bäst blir det när alla är involverade. Att lyssna på dem som står i kassan, odlar i växthuset, butiks- och café personalen och de som sköter visningsträdgårdarna är klokt. Deras synpunkter är viktiga att ta hänsyn till innan du bestämmer hur en viss modul ska fungera.

– Tips är att vara prestigelös och inse att det oftast är dem som är närmast kunden som vet vad som fungerar bäst i vardagen. Behöver de en stor, grön knapp att trycka på så ska de ha det, säger Marika.

Att vara ekonomichef för Marika handlar om mer än bokföring och resultatrapporter. Hon ser administrationen som spindeln i nätet som instruerar och förklarar nya rutiner och processer i olika system. En service-hub för resterande verksamhet. Hennes arbetet handlar om mer än siffror.

– Jag tycker det är roligt att implementera och få allting att lira som det ska. Det är lite som att lägga pussel, en del bitar saknas fortfarande eller behöver vridas till, men det kommer att bli bra när det är färdigt!